Datenschutzerklärung für Veranstaltungen der TH OWL bzw. des Instituts für Energieforschung (iFE)

Datenschutzerklärung für Veranstaltungen: iFE Institut für Energieforschung | Technische Hochschule Ostwestfalen-Lippe

Allgemeines

Der Schutz personenbezogener Daten ist dem Institut für Energieforschung (iFE) | Technische Hochschule Ostwestfalen-Lippe ein besonderes Anliegen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den einschlägigen landesrechtlichen Vorschriften.

Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen des Instituts für Energieforschung (iFE).

Die Anmeldung, Organisation und gegebenenfalls Abrechnung der Veranstaltungen erfolgt über den externen Veranstaltungsabwicklungsdienstleister Eveeno.

Eveeno ist ein webbasiertes, cloudbasiertes System zur Unterstützung der Durchführung von Veranstaltungen. Es ermöglicht unter anderem die Erstellung von Anmeldeformularen sowie die Verwaltung der Teilnehmenden, beispielsweise durch Wartelisten, Ticketing, den Versand veranstaltungsbezogener Informationen, die Erstellung von Teilnahmebescheinigungen, die Zahlungsabwicklung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen sowie den Export von Veranstaltungsdaten.

Der Betrieb von Eveeno erfolgt durch einen externen Anbieter, mit dem die Technische Hochschule Ostwestfalen-Lippe einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen hat. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei ausschließlich auf Grundlage unserer Weisungen und unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Eveeno wird als cloudbasierter Dienst durch einen externen Anbieter betrieben. Es handelt sich nicht um eine Campuslizenz. Einrichtungen der TH OWL, die Eveeno nutzen möchten, müssen sich beim Anbieter registrieren und eine für den gewünschten Funktionsumfang geeignete Lizenz erwerben.

1. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für die Datenverarbeitung ist:

Technische Hochschule Ostwestfalen-Lippe

vertreten durch: Professor Dr. Jürgen Krahl

Campusallee 12

32657 Lemgo

Telefon: +49 5261 702 0

E-Mail: info(at)th-owl.de

Fachverantwortlicher:

iFE – Institut für Energieforschung

David Lambert, M. A. 

+49 (0) 5261 702-5811

david.lambert [at] th-owl.de (david[dot]lambert[at]th-owl[dot]de)

www.ife-owl.de

2. Datenschutzbeauftragte

Die Datenschutzbeauftragte der Technischen Hochschule Ostwestfalen-Lippe ist erreichbar unter:

E-Mail: datenschutz [at] th-owl.de (datenschutz[at]th-owl[dot]de)

3. Gegenstand der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen des iFE Institut für Energieforschung werden personenbezogene Daten von Teilnehmenden verarbeitet.

Hierzu zählen insbesondere:

• Vor- und Nachname
•  E-Mail-Adresse
•  ggf. Telefonnummer
•  ggf. Institution / Organisation
•  Rechnungs- und Zahlungsinformationen

Neben den personenbezogenen Daten werden weitere zur Organisation der Veranstaltung notwendige, ausschließlich veranstaltungsbezogene Angaben abgefragt. 

Alle weiteren Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Eveeno unter: https://eveeno.com/de/privacy

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

1. Durchführung von Veranstaltungen

Zwecke: Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Durchführung, Nachbereitung.

Rechtsgrundlagen:

- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 Hochschulgesetz NRW (Wahrnehmung der öffentlichen Aufgabe in Forschung und Lehre)

- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglicher Teilnahme

2. Zahlungsabwicklung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen

Zwecke: Abrechnung kostenpflichtiger Veranstaltungen.

Rechtsgrundlagen:

- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (haushalts- und steuerrechtliche Pflichten)

100. Kommunikation mit Teilnehmenden

Zwecke: Versand veranstaltungsbezogener Informationen.

Rechtsgrundlagen:

- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. Hochschulgesetz NRW

- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

500. Information über weitere Veranstaltungen (Werbezwecke)

Rechtsgrundlagen:

- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. §3 Hochschulgesetz NRW (Öffentlichkeitsarbeit)

5. Film- und Videoaufnahmen

Im Rahmen der Veranstaltungen werden Film- und Videoaufnahmen angefertigt. Diese dienen der Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit sowie der Berichterstattung des Instituts für Energieforschung (iFE) | Technische Hochschule Ostwestfalen-Lippe.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Sofern einzelne Aufnahmen eine herausgehobene Darstellung von Personen beinhalten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

6. Nutzung des Anmelde- und Abrechnungssystems Eveeno

Für die technische Abwicklung der Veranstaltungsanmeldung sowie ggf. der Zahlungsabwicklung nutzt das iFE Institut für Energieforschung den Dienst Eveeno der:

Eveeno GmbH
 Ellenbogen 8
 91056 Erlangen
 Deutschland

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Eveeno erfolgt im Auftrag der Technischen Hochschule Ostwestfalen-Lippe auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Eveeno sind der Datenschutzerklärung des Anbieters zu entnehmen: Datenschutzerklärung eveeno.

7. Empfänger 

Extern: 

Eveeno wird als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Intern:

Nach Abschluss der jeweiligen Veranstaltung werden die über Eveeno erhobenen Anmeldedaten durch das Institut für Energieforschung (iFE) heruntergeladen und auf hochschuleigenen Servern mit Zugriffsrechten für die Geschäftsstelle, den Vorstandsvorsitzenden und dem Vorstand des iFEs gespeichert.

Die gespeicherten Kontaktdaten werden genutzt, um:

• die Veranstaltung nachzubereiten
• Teilnehmende über zukünftige, inhaltlich verwandte Veranstaltungen, Projekte oder fachliche

 Angebote des iFE Institut für Energieforschung zu informieren.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den gesetzlichen Aufgaben der Technischen Hochschule Ostwestfalen-Lippe.

Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht.

8. Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Anschließend erfolgt eine datenschutzkonforme Löschung.

9. Rechte der betroffenen Personen

Ihre Betroffenenrechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personen­bezogenen Daten:

1. gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
2. gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
3. gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
4. gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
5. gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
6. gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

10. Widerruf von Einwilligungen

Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

11. Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Den Betroffenen steht im Falle von Verstößen gegen die DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die Aufsichtsbehörde ist die: 

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
 Nordrhein-Westfalen
 Postfach 20 04

Kavalleriestraße 2-4
 40213 Düsseldorf
Tel.: +49 211 38424 0
Fax: +49 211 38424 10
E-Mail: poststelle [at] ldi.nrw.de (poststelle(at)ldi.nrw.de)

Datenschutzrechtliche Hinweise anlässlich von Foto-/Videoaufnahmen bei der Veranstaltung 7. Tagung der Fuels Joint Research Group (FJRG)

am 11./12.06.2026 

Informationen nach Art. 13 DSGVO anlässlich der Datenerhebung 

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne:

Technische Hochschule Ostwestfalen-Lippe

vertreten durch den Präsidenten

Campusallee 12, 32657 Lemgo

Ansprechpartner: David Lambert

Telefon +49 5261 702 5811

david.lambert [at] th-owl.de (david[dot]lambert[at]th-owl[dot]de)

www.th-owl.de

Datenschutzbeauftragte:

Sie erreichen die Datenschutzbeauftragte der TH OWL unter der oben genannten Postanschrift sowie per:

Telefon: + 5261 702 2614

E-Mail: datenschutz [at] th-owl.de (datenschutz[at]th-owl[dot]de) 

Zweck der Datenverarbeitung und Folgen der Nichtangabe der personenbezogenen Daten:

Foto- bzw. Videoaufnahmen werden für die Veranstaltungsberichterstattung auf den Webseiten der TH OWL und für Pressemitteilungen verwendet. Bei Aufnahmen, die keine Personen aus der Zeitgeschichte, Personen als Beiwerk neben Landschaften oder anderen Örtlichkeiten zeigen oder Aufnahmen von Versammlungen, Aufzüge oder ähnlichen Ereignissen und deren Charakter zeigen, werden Sie im Einzelfall um Zustimmung gebeten.

Für den Fall, dass Sie keine Einwilligung zu diesen Bild- bzw. Videoaufnahmen erteilen oder die Einwilligung widerrufen, entstehen Ihnen keine Nachteile.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 

Empfänger:

Weltweit Nutzer der Online- und Print-Medien der TH OWL. 

Dauer der Speicherung:

Die Fotos/Videos, für welche eine Einwilligung eingeholt wurde, weil diese erforderlich war, werden unverzüglich mit Widerruf der Einwilligung gelöscht. Andernfalls werden Fotos/Videos gespeichert, bis der Zweck entfallen ist.

Bei Archivwürdigkeit werden die Unterlagen vom Hochschularchiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt. 

Ihre Rechte:

Herr David Lambert david.lambert [at] th-owl.de (david[dot]lambert[at]th-owl[dot]de), Telefon +5261 702 5811

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
 Nordrhein-Westfalen
 Postfach 20 04
 40213 Düsseldorf
Tel.: +49 211 38424 0
Fax: +49 211 38424 10
E-Mail: poststelle [at] ldi.nrw.de (poststelle[at]ldi[dot]nrw[dot]de)